Podio – Produktivitäts-Apps für deine Projekte

8. April 2018

Ich hatte so viele verschiedene Apps für alle möglichen Aspekte meines Blogs und anderer Projekte. Eine für Ziele, ene andere für Kalender, wieder eine andere für Aufgaben und noch mehr für Notizen, Themen-Ideensammlungen und und und… Dann habe ich Podio entdeckt. Diese App (und Website) ist eigentlich für Teams in Unternehmen gedacht, kann aber auch kostenlos for Einzelpersonen oder kleine Gruppen von bis zu fünf Leuten genutzt werdne. In dieser App-Vorstellung zeige ich dir einige der Einsatzmöglichkeiten dieser vielseitigen Produktivitätsapp.

Bei der Registrierung legt man eine „Organisation“ an – das kann eine Firma aber auch eine Familie oder einfach das eigene Projekt sein. Darunter kann man dann Workspaces erstellen (das geht aber nur auf der Website nnd nicht in der App). Jetzt kommt eine der großen Vorteile gegenüber anderen Produktivitätsapps: Innerhalb der Workspaces kann man eigene „Apps“ anlegen – Datenbanken, deren Felder man selbst festlegen und benennen kann. Sei es eine Kontakt-, Rezept-, Event- oder Ideendatenbank, fast alles ist möglich. Hier mal ein par Apps, die ich mir erstellt habe:

  • Inhalte: Ein Redaktionskalender mit Dingen wie Überschrift, Veröffentlichungsdatum, Themenkategorie, Fortschritt, Plattform (Blog, YouTube, Social Media) usw.
  • Review-Examplare: Diese Datenbank enthält unter Anderem den Namen des Produkts, Status, Rücksendefrist, Kontaktdetails des Ansprechpartners und Notizen
  • Ziele: Hier erfasse ich alle meine Ziele mit Titel, Fälligkeitsdatum, Fortschritt und Priorität
  • Kooperationen: Ob Kooperationen mit Firmen oder anderen Bloggern/YouTubern, ich habe dank Name, Zusammenfassung der Konzept-Idee, Anprechpartner, Kategorie und mehr immer einen Überblick, wie die Dinge laufen

Zu jedem Eintrag in diese Apps kannst du übrigens Dateien, Aufgaben und Kommentare hinzufgen. Es könenn auch Leute zu einzelnen Einträgen engeladen werden. ohne dass sie gleich alle Einträge zu sehen bekommen. Es ist möglich, die Liste aller Einträge als Tabelle, interaktive Karten (wie Trello), Kalender oder Boxen anzeigen lassen. Meine Inhalte stelle ich so als Kalender dar, Kontakte als Tabelle udn Kooperationen als interaktive Karten. In der Smartphone-App sind nicht alle Ansichten verfügbar, in der Tablet-Version aber schon soweit ich weiß.

Es könenen aber nicht nur du und die Leute, die du zu deinen jeweiligen Workspaces eingeladen hast, Einträge anlegen. Zu jeder App erstellst du bei Bedarf mit ein par Klicks Webformulare, mit denen Leute von Außen Einträge hinzufügen. So habe ich z.B. ein Formular für meine Ideen-Datenbank, über die mir Leute Ideen für neue Blogposts und Videos schicken können.

Hier ein Beispiel für interaktive Karten in einer App "Games"

Dank Drittanbieter-Erweiterungen und dem Automatisierungstool Zapier können aber auch Daten aus anderen Tools und Diensten importiert werden. Ich habz z.B. eine App „Newsletter-Abonnenten“, die mi meinem Newsletter-Service synchronisiert ist. Ein anderes Beispiel ist meine App „Blog-Kommentare“. Hier wird automatisch ein Eintrag angelegt, sobald auf meinem Blog ein Kommentar eingeht. Gleichzeitig wird dank den automatischen Workflows, die man in Podio erstellen kann, eine Aufgabe „Neue Kommentare moderieren“ angelegt und mir zugewiesen. Alle Aufgaben sehe ich sofort in der Podio App auf meinem Smartphone.

Hier eine Beispiel-App "Rechnungen" mit farblich hervorgehobenem Status und Tabellenlayout

Um beim Beispiel Blog-Kommentare zu bleiben, geht es gleich weiter mit Reports. Jeder Blog-Kommentar in meiner „App“ kann einen Status wie „Freigeschaltet“ oder „Spam“ haben. Jetzt kann ich einen Bericht erstellen, der für jeden Monat anzeigt, wie viele gute (freigeschaltete) Kommentare ich erhalten habe oder wie das Verhältnis von sinnvollen zu Spam-Kommentaren  ist.

Hier noch en par andere coole Features im Kurzüberblick:

  • Verbindungen: Du hast z.B. eine App „Spiele“ angelegt, in der du deine Spielesammlung verwaltest. Außerdem hast du eine App „Konsolen“, in der alle deine Konsolen aufgelistet sind. Jetzt kannst du bei den Spielen ein Feld „Konsole“ hinzufügen, das mit deiner Konsolensammlung verbunden ist. So siehst du jetzt bei jeder Konsole die zugehörigen Spiele und bei jedem Spiel auf welchen Konsolen es gespielt werden kann.
  • Automatische Workflows: Damit kannst du dir Aufgaben zuweisen lassen, sobald sich etwas bei einem Entrag ändert (die bezahlte Version von Podio hat noch einige erweiterte Features in diesem Bereich). So kannst du z.B. in einer „Vorräte“ App die Aufgabe „Produkt nachkaufen“ generieren lassen, sobald du den Status eines Vorrats auf „Leer“ gesetzt hast.
  • RSS-Integration: Ob du die Einträge einer News-Site oder ein anderes Update nicht verpassen willst, solange es einen RSS-Feed dafür gibt, kannst du automatisch einen neuen Eintrag in einer App anlegen lassen, sobald es im gewählten RSS-Feed etwas Neues gibt. Es ist natürlich auch möglich, dieses Feature mit Workflows zu kombinieren, sodass du z.B. bei Erstellung gleich die Aufgabe „Neuen Artikel lesen“ zugewiesen bekommst.

Ok, genug Theorie und wie ich das Tool nutze – jetzt kommen ein par Ideen für deinen Alltag.

Wie du Podio in deinem Alltag einsetzen kannst

Auch wenn du die Podio-App nicht für die Arbeit oder ein Projekt wie einen Blog einsetzt, gibt es viele interessante Möglichkeiten, wie du das Produktivitätstool einsetzen kansnt:

  • Urlaub: Erstelle einen Workspace für deinen nächten Urlaub, lade alle mitreisenden ein und lege Apps (Datenbanken) wie Ausflugsziele, Packliste oder Übernachtungsmöglichkeiten an. Tipp: Man kann auch eine Umfrage oder Sterne-Bewertung hinzufügen, um z.B. über Ausflüge und Aktivitäten abzustimmen. Wie gesagt kann man zu jedem Eintrag Kommentare hinterlassen und sogar eine Art Messenger / Chat in der App nutzen.
  • Familie: Wie wär’s mit einer App „Termine“ als Familienkalender, einer Rezept-Datnebank, einer Vorrats- oder Einkaufliste und einem Schulnoten-Tracker für die Kinder?
  • Party: Organierst du eine Feier? Lege z.B. eine App „Gästeliste “ mit einem Onlineformular, das du deinen Freunden schicken kannst, damit sie sich bei Interesse anmelden. In der „Einkaufsliste“ App sammelst du dann von Dekoartikeln bis zu Getränken alles, was du nicht vergessen solltest. In der App „Programmpunkte“ kannst du alle Aktivitäten planen und zu jedem Programmpunkt alle Mitwirkenden einladen, sodass diese sich an Aufgaben und der Diskussion in den Kommentare beteiligen.

Kleiner Hinweis: Apps und Workspaces kannst du nur mit der Web-Version erstellen. Einträge, Aufgaben und Kommentare sind aber von überall per App erstell- und bearbeitbar. Was hältst du von dieser Produktivitätsapp? Es ist möglicherweise am Anfang etwas verwirrend, bis man das Konzept begriffen hat. Dann hast du die Möglichkeit, fast jedes Feature selbst zu bauen, das du in einem Produktivitätstool brauchst – vom Terminkalender über ein Tagebuch/Notizbuch bis hin zum Ziele-Tracker oder zur Kontaktliste.

Die Screenshots kommen aus der Desktopversion (so kann man alles besser sehen) und sind zum größten Teil extra für den Blogpost angelegte Beispieldaten. Bei Fragen stehe ich gerne zur Verfügung, auch wenn ich das Tool selbst erst ein par Wochen nutze.

Podio
Podio
Entwickler: Podio
Preis: Kostenlos
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Saski

About the Author

Saski

Ich bin die Betreiberin vom Blog, YouTube-Kanal und Podcast von Saski's Nerdtalk. Ich bin gelernte Fachinformatikerin - Anwendungsentwicklung und arbeite seit 3 Jahren als Webentwicklerin in Berlin. Neben der Entwicklung von Websites begeistere ich mich für das Internet, die YouTube-Szene, Gadgets, Virtual Reality, Smartphones und einige Games.

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  • Herbert Arp sagt:

    Vielen Dank für diese Zusammenfassung. Podio klingt für mich wie die eierlegende Wollmilchsau und ist somit genau das richtige für meine verschiedenen Projekte und Bedürfnisse – glaube ich. Ich werde es mir nach Deinem Artikel jedenfalls mal näher anschauen.

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