OmniFocus 3 – Aufgabenmanager Appvorstellung

Heute möchte ich dir dir eine App vorsttellen, mit der du all deinen Aufgaben und Projekte managen kannst, ohne durch ein super lange To-Do Liste in Chaos und Überforderung zu versinken. Die App gibt es für Mac, iOS und Web.

Meine Lieblingsfeatures für mehr Produktivität

To-Do Apps gibt es wie Sand am Meer und alle solchen Apps haben Grundfunktionen wie Fälligkeitsdatum und ein Häckchen zum Abhaken von erledigten Aufgaben. Viele To-Do Apps haben zudem noch Funktionen wie Projekte und Tags zur Organisation langer Aufgabenlisten. OmniFocus bietet all das und noch einiges mehr. Hier ein par meiner Lieblingsfunktionen:

Perspektiven

Du kannst deine To-Do Liste aus verschiedenen Perspektiven wie z.B. „Arbeit“, „Zuhause“, „Familie“ oder „Reisen“ betrachten. Eine Perspektive ist eine Liste gespeicherter Filtereinstellungen (wie z.B. alle Aufgaben mit dem Tag „Büro“, die den Status „bald fällig“ haben) und kann mit einem Namen und einem Icon versehen werden. So habe ich z.B. eine Perspektive namens „Blogger“, in der alle Aufgaben aufgelistet sind, die sich entweder innerhalb des Ordners „Saski’s Nerdtalk“ befinden oder die den Tag „Blog“ haben.

Zurückstellungsdatum und sequwnzielle Projekte

In vielen To-Do Apps sind alle Aufgaben innerhalb eines Projekes als zu erledigen gargestellt. In OmniFocus kannst du einstellen, dass das Projekt „sequenziell“ ist, dass Aufgaben also als blockiert / nicht verfügbar gelten, bis die Aufgabe davor abgeschlossen ist. Beispiel: Im Projekt für diesen Blogpost ist „Veröffentlichen“ natürlich erst verfügbar, wenn „Schreiben“ und „Korrektur lesen“ abgeshclossen sind.

Zudem kannst du einer Aufgabe oder einem Projekt ein Zurückstellungsdatum geben. Ich habe z.B. seit heute sehr aufregende Reisepläne für nächstes Jahr. Mein Projekt für die Reiseplanung muss ich aber nicht jetzt in meiner täglichen To-Do Liste haben, sondern erst im Januar / Februar 2020, wenn wir die Flüge buchen. Deswegen habe ich eingestellt, dass das Projekt bis zum 15. Januar 2020 zurückgestellt wird.

Beides, sequenzielle Projekte und Zurckstellungsdaten, sorgen dafür dass Aufgaben nicht als „verfügbare Aktionen“ gekennzeichnet werdne. Dann kannst du in Perspektiven und Filterfunktionen einstellen, dass du nur verfügbare Aufgaben augezeigt bekommen möchtest. Damit kannst du alle Aufgaben erfassen aber dir nur die anzeigen lassen, die in diesem Moment für dich relevant und umsetzbar sind.

Fokus-Modus

Du kannst für ein Projekt oder einen Ordner (in dem mehrere Projekte gruppiert sind) den Fokus-Modus aktivieren. Dieser Modus sorgt dafür, dass alle Aufgaben in dem ausgewählten Projekt oder Ordner so behandelt werden, als wären sie die einzigen Aufgaben in der ganzen To-Do App.

So kannst du auf deinem privaten Computer z.B. den Fokus-Modus für den Ordner „Zuhause / Privatleben“ aktivieren, um alle Aufgaben der anderen Ordner wie „Arbeit“ auszublenden. Das finde ich richtig praktisch. Zuhausw will ich nicht unbedingt Aufgaben innerhalb des Ordners „Büro“ sehen und auf der Arbeit will ich nicht durch private oder Blog-Aufgaben abgelenkt werden.

Projekte pausieren

In einer vorherigen Aufgaben-App von mir hatte ich mal das Problem, dass ich ein E-Book Projekt mit vielen Aufgaben für ein par Monate auf Eis legen wollte, aber die Aufgaben trotzdem ständig in meiner To-Do Liste aufgetaucht sind, selbst als ich das Projekt zeitweide archiviert habe. In OmniFocus 3 kann mir das nicht passieren – ein mal auf „Pausieren“ klicken und das war’s – die Aufgaben bleiben erhalten, tauchen aber unter den „verfügbaren Aktionen“ nicht mehr auf.

Funktionen, die mir fehlen

Keine App ist perfekt und OmniFocus wird bestimmt noch weiterentwickelt, aber es gibt definitiv ein par Features, die ich bei OmniFocus 3 vermisse:

• Projektfortschritt: Ich hätte gerne ein System wie bei Things 3, wo man an einem kleinen kreisförmigen Fortschrittsbalken sehen kann, wie weit man mit dem Projekt ist.
• Statistken: Es muss nicht unbedingt ein „gamifiziertes“ Produktivitäts-Punktesystem wie bei ToDoist sein, aber Ich würde schon germe auf einen Blick wissen, wie viele Aufgaben ich pro Tag so schaffe.
• Eine Windows-App: Ich habe zwar privat ein iPhone, iPad und MacBook Pro, im Büro habe ich aber Windows 10. Leider gibt es noch keine Windows-App, weshlab ich da die Web-Version im Browoser nutze. Die (noch relativ neue) Web-Version unterstützt aber nur sehr wenige meiner oben genannten Lieblingsfeatures – Dinge wie Perspektiven und Fokus-Modus gibt es da noch nicht.

OmniGroup, die Entwickler von OmniFocus 3, hat eine grobe Roadmap für 2019 veröffentlicht, in der die Erweiterung der Web-Version um weitere Fuktionen sowie Verbesserungen für die Mac- und iOS App im Bereich „User Experience“ angekündigt wurde. Ich bin gespannt was fur Fuktionen diese Jahr dazukommen werden.

Meine Erfahrung mit OmniFocus 3

Ich habe bei meiner Recherche zu der App von vielen Leuten gehört, dass OmniFocus für sie viel zu kompliziert und mit Features überladen ist. Das empfinde ich gar nicht so. Ich habe innerhalb von ein par Tagen meine Aufgaben und Projekte zu meinem Job, diesem Blog, kommenden Reisen und Events sowie persönlichen To-Dos und Interessen hinzufügen. Dank Funktionen wie „Vorausschau“ und „Überprüfung“ sehe ich immer schnell, an welchem Tag wie viele Aufgaben fällig werden und weliche Projekte ich mir mal wieder anschauen sollte, um zu überprüfen ob alles noch relevant und im Zeitplan ist.

OmniFocus ist im Mac App Store und im iOS App Store verfügbar. Nutzt du OmniFocus 3 und wenn ja, was ist deine Erfahrung damit? Wenn nicht, welche To-Do App nutzt du stattdessen? Oder schreibst du deine Aufgaben lieber täglich auf ein Papier?